Obtenir gratuitement un extrait Kbis : les étapes

Pour créer une entreprise, vous devez réaliser différentes démarches aboutissant à l’immatriculation de votre structure au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Une fois votre entreprise immatriculée, vous recevez un document appelé extrait Kbis. Si autrefois l’obtention de ce dernier était facturée par le greffe du tribunal de commerce, aujourd’hui il est possible de l’obtenir gratuitement grâce à Monidenum. Pour ce faire, il vous suffit de réaliser quelques étapes relativement simples.

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

Telle une Carte Nationale d’Identité, l’extrait Kbis représente la Carte d’Identité de toutes les sociétés légalement constituées. Il s’agit d’un document qui prouve la légalité de l’existence d’une société. Cela lui attribue une grande importance quant à son obtention. Il rassemble toutes les informations relatives à l’entreprise comme sa dénomination sociale, sa forme juridique, son numéro SIREN, l’adresse du siège social, etc.

Les dirigeants de société peuvent l’obtenir gratuitement lorsque la demande est effectuée depuis la plateforme Monidenum. L’obtention devient payante lorsque la demande est faite auprès du tribunal de commerce. Vous devez savoir que ce document est public et que n’importe qui peut l’avoir gratuitement ou non et d’une manière ou d’une autre.

Comment obtenir gratuitement un extrait Kbis ?

Aujourd’hui, en tant que dirigeant, vous pouvez obtenir sans frais l’extrait Kbis de votre entreprise. En effet, à partir de 2020, il est possible pour les entreprises d’obtenir gratuitement leur extrait Kbis. Pour ce faire, elles ont à leur disposition le service offert par le CNGTC (Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce). Il est en réalité question de cette plateforme dont nous avons déjà mentionné le nom « Monidenum ». Cette dernière effectue un rapprochement avec les informations du RCS.

Seules les sociétés peuvent bénéficier gratuitement des services de cette plateforme. En effet, la demande de délivrance de l’extrait Kbis est entièrement gratuite sur ce service digital pour toutes les entreprises. Par contre, les particuliers et les clients ne peuvent pas l’obtenir gratuitement à travers ce site. Pour cela, il existe des solutions alternatives à cette plateforme pour ces derniers.

Effectuer une demande en ligne

Afin d’avoir gratuitement l’extrait Kbis, en tant que chef d’entreprise, vous pouvez effectuer facilement la demande en ligne. Pour cela, vous devez vous connecter à votre espace personnel sur la plateforme Monidenum via son site internet monidenum.fr. Notez que vous devriez vous y être inscrit au préalable en créant un compte personnel. Si vous vous y êtes déjà enregistré, votre identifiant et mot de passe seuls vous donne liberté de demander ce document et de l’obtenir en format numérique. Par contre, si ce n’est pas le cas, vous devez suivre une procédure assez rigoureuse pour le faire.

Par ailleurs, Monidenum est subordonnée au CNGTC en tant que service d’authentification entièrement gratuit et sécurisée. Elle permet aux sociétés et leurs dirigeants d’être reconnus sur les e-services. À partir de cette plateforme, vous avez la liberté de souscrire à un service d’envoi à la fois automatique et périodique de l’extrait Kbis. Vous recevrez donc le document suivant la période définie, et ce par voie postale.

Procédure d’ouverture de compte personnel sur Monidenum

Si vous n’avez pas encore de compte sur cette plateforme, vous devez alors l’ouvrir et l’activer depuis le site web www.monidenum.fr. Pour cela, sur le site vous renseignez votre adresse email en tant que dirigeant et vous validez. Vous définissez aussi votre mot de passe alphanumérique. Ensuite, vous indiquez votre numéro de téléphone et vous confirmez au moyen du code de confirmation qui vous sera envoyé. Enfin, vous fournissez un justificatif d’identité et vous les confirmez, puis, vous validez le rapprochement automatisé des sociétés.

Lorsque l’inscription est achevée, afin de récupérer gratuitement l’extrait Kbis de votre entreprise, vous devez simplement vous connecter à votre compte. Ainsi, dans la rubrique « Kbis & Performances » vous cliquez sur le bouton de téléchargement près du nom de votre entreprise. Dans la page qui va s’ouvrir, vous trouverez le format PDF de votre extrait Kbis.

Faire une recherche sur la société immatriculée au RCS

Comme alternative à Monidenum, vous pouvez rechercher votre société sur le site de l’Infogreffe. En effet, ce dernier constitue un service favorisant la recherche des sociétés immatriculées en France excepté l’Alsace et Moselle. Ainsi, vous pouvez faire la commande des documents auprès des greffes des tribunaux de commerce. Si vous êtes auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur, vous êtes aussi en mesure d’accéder à votre extrait Kbis depuis le site de l’Infogreffe.

Effectuer une demande en présentiel

En dehors des deux premières solutions, vous pouvez également demander votre extrait Kbis en personne et l’avoir. Dans ce cas, vous vous adressez au greffe du tribunal de commerce dont votre société dépend. C’est le greffier qui transmettra le document. Afin de connaître le greffe auquel vous vous orientez, vous devez vous renseigner sur le site du greffe du tribunal, le code postal ou le nom de la ville.

Les régimes particuliers

Concernant les régimes particuliers, nous allons principalement vous renseigner sur le cas de l’Alsace et la Moselle. Quant à ces dernières, vous devez vous adresser à la chambre commerciale du tribunal sans intermédiaire. D’un autre côté, il y a le cas de la Guadeloupe, la Martinique ou la Guyane où les conditions sont légèrement différentes.

S’agissant de ces dernières, le chef d’entreprise a l’obligation de demander le document auprès de la chambre de commerce du tribunal de proximité. Puis, vous transmettez le nom, la dénomination sociale, le sigle ou le numéro SIREN de votre société. Pour finir, l’extrait Kbis vous sera remis par le greffier qui le certifie.

Comment avoir gratuitement l’extrait Kbis d’une autre société ?

Lorsque vous n’êtes pas chef de société, vous pouvez gratuitement l’obtenir au moyen de certains sites web. Il y a le site Pappers sur lequel ce document prend le nom de « extrait Pappers ». Ce dernier comporte les mêmes informations que le Kbis.

Précisons cependant que l’extrait Pappers n’a pas de valeur juridique contrairement à l’extrait Kbis obtenu à partir de la plateforme Monidenum. En dehors du site Pappers, vous avez à votre disposition le site de l’Infogreffe. Il s’agit de infogreffe.fr. Ce dernier, entièrement gratuit et libre d’accès, propose des documents juridiques, les comptes annuels et bien d’autres.