Les normes et législations pour l’encaissement de clients en France

Depuis le 1er janvier 2018, notamment dans le cadre la loi des finances pour cette année, la réglementation sur les systèmes de caisse a fait l’objet d’un renforcement. Par logiciel de caisse, on entend un dispositif informatique embarquant une fonctionnalité de caisse. Il permet l’enregistrement et la mémorisation extra-comptables des paiements liés aux ventes ainsi qu’aux prestations de services. Dans cet article, je ferai le point sur cette nouvelle réglementation, sur son objectif et sur ce que les entreprises doivent entreprendre pour s’y conformer.

Les législations et les normes en matière d’encaissement des clients en France

En vertu de la loi des finances pour 2018, toute entreprise assujettie à la TVA et qui enregistre les paiements de ses clients via un logiciel de caisse est dans l’obligation de disposer d’un certificat de conformité pour ce dernier. Comme expliqué sur le site www.ollivier.fr, ce certificat peut être délivré, soit par un organisme accrédité, soit par l’éditeur même du système de caisse utilisé. Dans tous les cas, il atteste que le dispositif de caisse est conforme à la norme NF 525 et respecte par conséquent les conditions :

• d’inaltérabilité : le logiciel stocke l’ensemble des données portant sur les règlements sans les altérer,
• de sécurisation : le système garantit la sécurité des informations d’origines,
• de conservation : le dispositif assure l’enregistrement et la clôture des données sur une période donnée,
• d’archivage : l’outil fige, date et garantit l’intégrité des données de transaction.

Cela dit, un logiciel de caisse certifié n’est pas considéré comme « frauduleux » au regard de la loi française en vigueur. En cas de contrôle par l’administration fiscale, la vérification de toutes les opérations d’encaissement peut s’opérer facilement puisqu’avec lui, la suppression, la modification et la dissimulation des données relatives aux règlements ne sont pas possibles. En d’autres mots, le gouvernement a mis en place la nouvelle réglementation sur les logiciels de caisse dans une optique de lutte contre la fraude à la TVA et le blanchiment d’argent.

Comment les entreprises peuvent-elles s’assurer qu’elles sont conformes ?

Pour ce faire, les entreprises concernées doivent contacter l’éditeur du système de caisse qu’elles utilisent pour faire la demande de l’attestation de conformité. En effet, cette dernière n’est pas systématiquement fournie avec le dispositif au moment de son achat. Le fournisseur peut ensuite soit jouer la carte de l’auto-certification conformément à la réglementation en vigueur, soit passer par un organisme accrédité comme INFOCERT ou le LNE (Laboratoire Nationale de Métrologie et d’Essais). Il faut savoir que si une entreprise utilise un logiciel multifonctions, seules les fonctionnalités de caisse feront l’objet d’une certification. Puis, dans le cas où elle est équipée de systèmes de caisses interconnectés, elle devra les certifier séparément.

Au cas où l’éditeur refuserait de fournir un certificat de conformité, alors les entreprises ont tout intérêt à opter pour une nouvelle solution certifiée. Soulignons que toute entité concernée par la loi sur les systèmes de caisse, mais qui y contrevient, se verra infliger une amende de 7 500 euros. Elle devra en plus procéder à la mise en conformité de leur logiciel dans un délai de 60 jours.