Quelles sont les informations à mettre obligatoirement sur une facture ?

À chaque vente d’un produit ou d’une prestation de service, il est du devoir d’un professionnel ou d’une entreprise d’émettre une facture à son client. Le document se présente comme un élément justificatif d’une opération commerciale. La facture sert aussi de preuve de vente pour le vendeur et un justificatif d’achat pour l’acheteur. Pour assurer sa validité sur le plan juridique, comptable et fiscale, elle doit comprendre des mentions obligatoires et respecter une certaine forme. Découvrez dans cet article toutes vos obligations en matière de facturation.

Définition d’une facture

Une facture est un document comptable prouvant la vente de biens et de services. Elle détaille les quantités des produits vendus ou les caractéristiques d’une prestation effectuée, le montant des biens ou services, les conditions de vente et de paiement ainsi que les taxes y afférentes (TVA). Autrement dit, la facture constitue un titre de créance pour un vendeur (entreprise, professionnel) destiné à un débiteur (client le plus souvent), et un document de reconnaissance de dette de la part du client envers son fournisseur. Ainsi, la facture figure parmi les dossiers les plus importants d’une entreprise ou d’un professionnel.

Enjeux d’une facture

Étant donné que c’est un dispositif officiel pour chaque acteur d’une opération de vente, la facturation procure plusieurs utilités à son utilisateur (acheteur ou vendeur).

• Sur le plan comptable

Dans le domaine de la comptabilité, elle se définit comme une pièce justificative. Elle permet à un expert-comptable de dresser les comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat, les annexes) ainsi que d’établir la déclaration fiscale (Taxe sur la valeur ajoutée ou TVA) d’une entreprise.

• Sur le plan commercial

Dès sa réception par le débiteur ou le client, ce dernier a l’obligation de régler le paiement affiché dans la facture à sa date d’échéance. Il permet donc d’identifier le créancier et le client et d’officialiser la vente entre les 2 parties.

• Sur le plan fiscal

En matière de fiscalité, les factures assurent l’établissement et la vérification de la TVA pour une entreprise. De ce fait, ces pièces comptables entrent en jeu dans le calcul des impôts.

• Sur le plan juridique

En  cas de litige entre un acheteur et un vendeur, la facture sert de preuve d’une opération de vente. Sa valeur juridique est donc très importante.

En tout, la facturation fait office d’une pièce maitresse dans la gestion d’une entreprise. En outre, elle doit être rédigée en 2 exemplaires avec toutes les mentions obligatoires. L’original est attribué aux clients (acheteurs).

Les mentions obligatoires à figurer dans les factures.

En tenant compte de l’importance des factures dans la gestion des entreprises, il est essentiel de soigner ses contenus. Voici les mentions obligatoires à indiquer dans les factures par chaque émetteur de ces documents.

• Identification du professionnel ou du prestataire de service : il s’agit de la dénomination sociale (société) ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel, capital social et forme juridique (société),  siège social, logo de l’entreprise.
• Identification de l’acheteur : raison sociale ou nom si c’est un particulier, adresse de facturation, adresse de livraison.
• Date de la facture : date relative à la date de son émission
• Numéro de la facture : numéro unique établi suivant une séquence chronologique et indemne de rupture. À noter que la numérotation est réglementée par le Code de Commerce et le Code Général des Impôts.
• Numéro du bon de commande s’il est établi antérieurement par le client.
• Date de la vente ou de la prestation de services : date de la réalisation de la livraison de biens ou de la prestation de service.
• Désignation des produits ou du service offert : elle inclut la dénomination, quantité précise, prix unitaire hors TVA, marque, nature, référence, réduction du produit vendu ou prestation de service rendu.
• Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et de l’acheteur au cas où ce dernier est assujetti à la TVA.
• Taux de la TVA applicable : apparition de façon claire par ligne en cas de différents taux.
• Montant total de la TVA
• Montant total à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
• Conditions et délai de règlement ou de paiement
• Taux de pénalité en cas de retard de paiement.

Les mentions particulières

D’autres mentions peuvent figurer dans les factures dans certains cas particuliers :

• Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée. Dans ce cas, il faut préciser la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté »
• Le vendeur dispose d’un régime de franchise de TVA : il faut ajouter la mention  » TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts « 
• Le sous-traitant ne déclare plus la TVA : c’est l’entreprise principale qui la déclare (auto-liquidation de la TVA), ajout de la mention  » auto-liquidation de la TVA « 
• Existence d’une assurance professionnelle obligatoire pour les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale.

Cas des factures électroniques

Avec la dématérialisation des documents, les factures ne sont pas en reste. La facture électronique est l’émission d’une facture sous format électronique sous réserve de l’acceptation de l’acheteur. Elle permet une transmission et archivage rapide des données. En outre, elle adopte les mêmes mentions obligatoires que d’une facture physique.

Quelques règles régissent la facturation électronique :

• utilisation d’un logiciel garantissant l’authenticité des factures à émettre
• usage d’une signature électronique
• facture lisible

Sanctions en cas de manquement de ces mentions obligatoires.

Les entreprises qui ne respectent pas ces mentions obligatoires seront sanctionnées par une pénalité fiscale de 15 € par mention inexacte ou manquante. Par contre, le manquement à l’obligation de facturation expose les professionnels à une amende administrative allant de 75 000 € à 375 000 €.

L’établissement d’une facture demeure un processus essentiel pour la gestion d’une entreprise. Il offre plusieurs avantages que ce soit en matière de comptabilité, fiscalité ou juridique. Toutefois, il faut bien avoir le sens de la délicatesse quand il s’agit des mentions obligatoires de facturation. Sinon, vous risquez de vous exposer à une amende ou une pénalité.