Documents d’une entreprise fermée : quelle durée de conservation faut-il respecter ?

Pour différentes raisons, une entreprise peut être amenée à mettre fin à ses activités. Lors de sa création une entreprise ou une société doit constituer un certain nombre de documents, choisir un statut juridique et obtenir divers numéros d’identification (SIREN, SIRET, etc.). Outre la phase de création, d’autres pièces doivent être produits par l’entreprise durant l’exercice de ses activités : actes commerciaux, etc. Si, pour différentes raisons, elle est contrainte de fermer ses portes, elle doit conserver tous les documents liés à ses activités pendant un certain temps.

La nécessité de garder les documents d’une entreprise fermée

Que vous ayez reçu des recommandations de la part d’un spécialiste ou non, nous vous conseillons de garder la quasi-totalité des documents relatifs à votre entreprise après sa fermeture. Cette mesure doit être prise pour conserver toutes les données relatives à votre ancienne activité et pouvoir les présenter aux autorités, si besoin est.

Il faut savoir que les archives concourent à la bonne gestion des entreprises, en ce sens qu’elles leur mettent à disposition les informations utiles à leur activité au quotidien. Ensuite, les archives constituent des papiers conservés pour faciliter et simplifier les démarches administratives. De même, elles représentent de véritables preuves des obligations et droits surtout en cas de litige. Un document commercial constitue une garantie lors d’un éventuel conflit avec un fournisseur ou un salarié.

Par ailleurs, il est important de noter qu’un entrepreneur doit conserver les documents d’une entreprise fermée pendant une durée bien déterminée. Cette dernière dépend entre autres du domaine d’intervention de la structure.

Certains documents ont un délai de conservation très court, tandis que d’autres doivent être gardés pendant une période relativement conséquente. Les archives d’une société fermée peuvent être classées aux archives publiques pour enrichir les informations économiques, historiques, sociologiques d’un milieu/pays donné.

Société fermée : les durées légales pour chaque papier

Comme nous l’avons mentionné précédemment, la conservation des papiers d’une entreprise fermée après liquidation est une obligation légale. Ainsi, le délai pour garder chacun des documents de la société est fixé par le législateur en considération du domaine et de la fonction (commercial, social, fiscal, juridique, etc.) des pièces en jeu.

Des papiers commerciaux et civils

Le délai légal pour garder les documents bancaires, les contrats commerciaux ou encore les pièces de transport de marchandises est de 5 ans. Tout contrat commercial que vous auriez signé pendant l’activité de votre société doit encore rester disponible pendant 60 mois après sa fermeture. Pour les déclarations en douane, la durée légale de conservation est de 3 ans tandis que la police d’assurance doit faire au moins 2 ans après la résiliation du contrat.

De même, tout papier lié à la propriété intellectuelle (licence, marque, modèle, dessin, dépôt de brevet…) doit être disponible 5 ans après expiration de la protection. Le dossier d’un avocat doit être gardé 5 ans après que son mandat soit rompu. S’il arrive que vous ayez conclu des contrats de cession ou d’acquisition de biens fonciers ou immobiliers, cela doit être sauvegardé pendant 30 ans.

En ce qui concerne les autres pièces (contrats conclus par voie dématérialisée, factures fournisseurs/clients, bon de commande, correspondance commerciale), leur conservation est de 10 ans.

Les papiers des Ressources humaines

Le délai imparti par le législateur pour garder les documents relatifs aux ressources humaines d’une entreprise fermée est de 5 ans. Pour en savoir davantage, vous pouvez consulter le Code du travail, le Code de la sécurité sociale et le Code civil qui fixent clairement le délai de conservation de certains documents.

Il s’agit des bulletins de salaires, primes et indemnités, fiches de paie, registre unique du personnel, contrats de salaire, solde de tout compte. Ceci concerne également les informations sur les accidents de travail et l’inspection du travail, celles relatives aux régimes de retraite, etc.

Documents et pièces comptables

Tout ce qui concerne la comptabilité de l’entreprise doit être également conservé sur une durée de 10 ans au moins. Il s’agit d’une part, des livres et registres comptables de la société : livre d’inventaire, journal, grand livre, etc. d’autre part, ce serait les pièces justificatives telles que : facture client/fournisseur, bon de réception, de commande, de livraison, etc. Le décompte de ce délai commence dès la clôture de l’exercice concernée.

Documents fiscaux

Au titre de l’article L102B du livre des procédures fiscales, les documents, livres, registres ou pièces sont à garder pendant 6 ans. En réalité, ce sont des papiers auxquels s’appliquent les droits d’enquête, de communication et de contrôle de l’administration. Cette disposition s’applique évidemment à l’impôt sur les sociétés et sur les revenus, les impôts directs locaux, la valeur ajoutée des entreprises, les bénéfices industriels et commerciaux/non commerciaux.

La cotisation foncière, la taxe sur la valeur ajoutée, etc. sont également concernées par les prescriptions de cet article. C’est un délai qui court à partir de la date de la dernière opération mentionnée et celle de l’établissement des pièces ou documents. Nous vous rappelons que ces délais peuvent être portés à 10 ans en cas d’activité occulte : activité illicite, travail dissimulé, fraude fiscale, absence de déclaration…    

Documents sociaux

Les documents sociaux de votre entreprise comme les statuts de la société doivent être conservés durant au moins 5 ans à compter de la date de radiation de la boîte du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cependant, les documents qui concernent le compte annuel (compte de résultat, bilan…) devront être gardés durant 10 ans. Enfin, les feuilles de présence, rapports du conseil d’administration ou du gérant, convocations, pouvoirs sont à conserver pour au moins 3 ans.

Société fermée : le temps idéal pour garder ces documents

Votre structure vient d’être radiée ou liquidée ? Vous êtes tenu de garder ces papiers sur une période donnée après la fermeture. Qu’il s’agisse de la liquidation ou de la radiation de votre société, vous avez le devoir de conserver suivant les délais légaux énumérés ci-dessus pour éviter toute sanction le moment venu. Il faut noter que les statuts de K-bis de votre société fermée doivent être gardés encore pendant 5 ans dès la radiation.

Par ailleurs, la non-conservation des papiers de votre entreprise peut entraîner des sanctions lourdes. Si par exemple vous vous passez de la conservation des documents fiscaux, vous serez amendé à 5 000 euros. Vous avez la possibilité de gérer vos archives en ligne pour évider les encombrements et pertes de documents.