Services aux entreprises

Faites appel à un prestataire de services administratifs pour économiser

Le 21 mars 2023
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L’objectif principal d’un chef d’entreprise est de développer son activité ainsi que son chiffre d’affaires. Cependant, certaines tâches comme les travaux administratifs peuvent constituer un frein, car elles peuvent s’avérer chronophages et également budgétivores. Le recours à un prestataire de services est alors une solution efficace pour y faire face. Dans cet article, je vous explique en quoi cette option est avantageuse pour votre entreprise.

Que fait un prestataire de services administratifs pour les entreprises ?

Le prestataire de services administratifs propose un panel de services administratifs aux entreprises. Il s’agit entre autres de la saisie de données, de la tenue de comptabilité, du traitement des salaires, de la gestion des formations ou encore du classement, de l’archivage, de la numérisation et de l’indexation de documents. Certains prestataires s’occupent également du recouvrement de créances, de rédaction de devis, de factures et de relances.

Tous ces services sont généralement taillés sur mesure en fonction des besoins et de la demande de chaque entreprise. Quelle que soit la nature de votre entreprise, vous pouvez avoir recours aux compétences d’un prestataire de services administratifs. Les services de ce dernier s’adressent à toutes sortes de structures : association, PME, TPE, etc. Le recours à un prestataire de services administratifs à un coût. Cependant, il est moins onéreux que le recrutement d’une équipe interne. Vous pouvez lire cet article pour en apprendre davantage sur le prestataire de services administratifs, notamment sur le coût de sa prestation.

prestataire de services administratifs

Services administratifs : comment ce professionnel peut-il aider votre entreprise à économiser ?

Le prestataire de services administratifs peut vous aider à économiser de l’argent en diminuant vos frais généraux. Quand vous externalisez vos tâches administratives, vous ne vous occupez plus de l’équipement, des licences logicielles et encore moins des frais de logistiques liés à ces services. C’est le professionnel qui s’en charge. Les prestataires de services administratifs peuvent également vous permettre d’économiser en ce qui concerne les charges sociales. Vous économisez aussi sur les avantages sociaux et toutes les autres dépenses qu’engendre le recrutement d’une équipe interne pour la réalisation des travaux administratifs.

En confiant vos travaux administratifs à un prestataire, vous bénéficiez aussi d’une aide en ce qui concerne la gestion de vos finances. Ce professionnel peut vous fournir des informations financières précises qui pourront vous aider à avoir une idée concrète de l’état de vos finances, notamment des dépenses, des recettes et de vos flux de trésorerie. Le prestataire de services administratifs est aussi en mesure de vous aider à identifier les secteurs dans lesquels vous pouvez diminuer les coûts. Vous pourrez ainsi vous baser sur l’ensemble de ces données pour prendre des décisions financières conséquentes.

Quels sont certains des avantages du recours à un prestataire de services administratifs ?

Le recours à un prestataire de service vous permet de gagner du temps et d’augmenter votre chiffre d’affaires. En effet, lorsque vous confiez les travaux administratifs à ce professionnel, vous pouvez utiliser le temps qui leur était consacré à d’autres fins. Vous pouvez en profiter pour mieux vous occuper des autres activités plus importantes au sein de votre entreprise.

Le prestataire de service dispose également des compétences nécessaires dans son domaine. Les tâches sont accomplies par des professionnels. L’équipe travaillant au sein de ce type de sociétés est formée à la gestion d’une pléthore de tâches administratives. Vos travaux sont donc pris en charge par des experts conscients de leur travail. Grâce à cela, ils sont accomplis de manière plus rapide et plus efficace que lorsqu’ils sont effectués par une équipe interne. En ayant plus de temps pour vous occuper des tâches majeures de l’entreprise et en bénéficiant de services administratifs rapides et efficaces, vous pouvez à la longue améliorer votre productivité et augmenter votre chiffre d’affaires.

En optant pour un prestataire de services administratifs, vous rationalisez également les coûts de certains services. Ce professionnel ajuste ses services à vos besoins. Vous pouvez ainsi bénéficier de services adéquats sans trop dépenser. Par exemple, les tâches informatiques requièrent certaines compétences qui se trouvent très valorisées avec la révolution digitale actuelle. Grâce à l’externalisation informatique, vous pouvez plus facilement bénéficier de cette expertise même lorsque votre budget est limité. Le prestataire de services administratifs met ses experts à votre disposition à coûts mutualisés.

De plus, vous ne payez que le temps nécessaire à la réalisation de vos travaux. En effet, vous pouvez faire à appel à ce professionnel pour la durée que vous voulez. Cela peut être pour une journée, un mois ou plus, en fonction de vos besoins. La facturation se fait en fonction du temps passé. Elle peut être à l’heure, journalière ou mensuelle.

Combien pouvez-vous espérer économiser en déléguant votre gestion administrative ?

La somme que vous pouvez économiser en externalisant votre gestion administrative dépend de vos besoins et également des ressources spécifiques de votre entreprise. Lorsque vous externalisez par exemple votre gestion de la paie, vous pouvez économiser jusqu’à 25 %, et même au-delà lorsque l’externalisation est bien ficelée. Les économies de coûts sont aussi satisfaisantes en ce qui concerne également les autres services administratifs. En effet, l’externalisation des services administratifs, quels qu’ils soient, est toujours plus rentable financièrement que le recours à une équipe interne.

agent administratif

Comment trouver le meilleur prestataire pour les besoins de votre entreprise ?

Pour choisir le prestataire de services qui saura réussir sa mission au sein de votre entreprise, il vous faut prendre en compte plusieurs critères. Le premier critère est sa fiabilité. Il doit disposer d’un personnel qualifié en termes de formation, de management et d’expérience. Son ancienneté dans l’exercice de cette activité est aussi un point important. Le prestataire choisi doit être fonctionnel depuis un certain temps. L’outsourcing n’étant pas un service facile, la longévité dans le domaine constitue un gage de sérieux et donc un atout non négligeable. Toutefois, pensez à vérifier si ce prestataire a travaillé sur des projets similaires au vôtre et leur niveau de succès avant tout engagement.

Un autre critère également important est sa disponibilité. Le meilleur prestataire doit vous mettre au cœur de ses priorités. Il doit en outre être capable de réactivité en cas de pics de travail. Il faut de même privilégier un prestataire de services administratifs disposant de certifications ISO ou de toutes autres certifications de conformités qui soient pertinentes dans votre domaine d’activité. Les ISO 9001 notamment 2015 sont les plus recommandées, elles sont gage de qualité.