Comment bien gérer son agenda d’entrepreneur ?
Gérer son agenda consiste à se fixer des priorités et des objectifs dans le temps. Il en est de même pour la définition des limites à ne pas franchir pendant les périodes de travail. Avec un agenda bien établi, les entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs) peuvent trouver un équilibre entre la gestion de leurentreprise et leur vie personnelle. De même, ils ne seront pas surchargés pendant leur journée de travail. Comment gérer un agenda en tant qu’entrepreneur ou auto entrepreneur ? Comment mettre en place une liste des tâches de la journée ou des tâches en urgence ? Nous aborderons davantage le sujet dans la suite de cette rédaction.
Sommaire :
Comment planifier les activités quotidiennes ?
Réaliser la planification ne se résume absolument pas à établir une liste de tâches pour la journée ou les 10 prochains jours. Un entrepreneur doit impérativement procéder à la mise en place d’un système de gestion du temps impeccable. De cette façon, ce dernier sera beaucoup plus concentré et pourra donc augmenter sa productivité. Par ailleurs, vous pouvez contacter un professionnel dans le domaine pour des conseils ou consulter des sites spécialisés dans la gestion d’entreprise.
Le moyen idéal d’avoir une maîtrise parfaite sur son temps est de faire usage d’un agenda. En l’occurrence, vous devez remplir tous les espaces de l’agenda au quotidien sans exception. Pour se faire, il faut :
- Inscrire préalablement les activités personnelles récurrentes. Dans votre organisation, ces activités doivent passer avant tout
- inscrire maintenant une liste des tâches professionnelles, quotidiennes ou récurrentes.
- Rajouter les tâches à réaliser ou à penser dans la journée : il s’agit précisément de tâches qui peuvent s’ajouter au fil de l’eau
- Prévoyez des moments de pause, de récréation, de réflexion, de préparation, de restauration et bien d’autres.
Après savoir inscrit tout ceci dans votre agenda, il faudra maintenant le respecter à la lettre. N’oubliez pas une partie de votre journée que vous devez consacrer aux clients en répondant par exemple aux mails. Si quelque chose n’était pas prévu dans ce dernier, alors n’hésitez pas à vous abstenir. Aussi, vous devez modifier votre agenda chaque semaine pour ne pas être surpris par un imprévu.
La décomposition des tâches de la journée en problèmes simples
En général, se confronter à une tâche compliquée demande du temps et de l’énergie, sans oublier également le stress que cela génère. C’est la raison pour laquelle, il est fortement recommandé de décomposer le problème en plusieurs différentes tâches planifiées.
Ainsi, le problème compliqué se présentera comme une sorte de processus facile à comprendre et à suivre. Vous n’êtes pas sans savoir que l’excellence dans la gestion se base spécifiquement sur la mise en place d’une procédure de décomposition des tâches. Lorsque vous serez face à une tâche particulièrement lourde, alors optez pour la segmentation de cette dernière en de petites opérations automatiques quotidiennes qui ne nécessitent absolument pas une consommation trop intensive de vos ressources.
Comment attribuer les codes couleur à votre agenda
Les codes couleur sont considérés comme des moyens efficaces pour procéder à la création d’un équilibre dans votre agenda. Par la même occasion, ces derniers vous permettront de différencier tous les éléments que vous devez planifier. Par exemple, vous pouvez faire usage du :
- Rouge pour la liste des tâches liées à votre boulot durant la journée
- Jaune pour le sport, les loisirs ou la santé
- Orange pour la liste des tâches réactives
- Bleu pour les activités qui demande de la concentration
- Vert pour les événements personnels.
En optant pour cette méthode d’organisation, vous allez pouvoir vous éviter au maximum le sentiment d’être submergé. Ce qui vous permettra d’attaquer les tâches sans aucune inquiétude. N’oubliez pas de laisser une place pour les tâches en urgence. La gestion de votre entreprise implique également la gestion des clients notamment une demande surprise, une requête ou encore une préoccupation du client à répondre en urgence.
La réflexion stratégique
La réflexion stratégique est une tâche que la grande majorité des entrepreneurs néglige souvent, et pourtant cette dernière reste essentielle. En effet, il faut prévoir dans son agenda des moments pour réfléchir et penser à tout ce que vous êtes en train de faire. De cette manière, vous serez exactement, s’il faut que vous preniez du recul ou avanciez. Il s’agit précisément de garder une cohérence impeccable dans ses activités, de réfléchir à sa manière de procéder et ne cherchez à trouver des solutions qui permettront de mieux faire et d’aller beaucoup plus vite.
Le temps de réflexion stratégique permet à tout auto entrepreneur de gagner en productivité. De même, il offre plus de concentration sur tout ce qui est essentiel. Dans un cas ou dans l’autre, il est nécessaire de mieux dépenser son énergie et son temps dans les activités conformes aux valeurs et au plan stratégique de l’entreprise qui sont spécifiquement définis par les besoins des clients et par l’équipe.
Comment se forcer à mettre en priorité ?
En tant qu’auto entrepreneur, vous devez mettre en priorité une liste des tâches qui sont beaucoup plus importantes pendant les journées de travail. C’est-à-dire que vous devez prioriser toutes les questions qui comportent des risques ou du stress.
D’après de nombreuses analyses, il faut noter qu’il est plus facile d’agir le matin. Car c’est précisément en ce moment que la concentration est meilleure. C’est également la meilleure période pour garder toutes les distractions à distance.
Abstenez-vous des listes de tâches
Réaliser une liste de tâches à faire sur un papier post-it ou volant génère toujours une source de déception et de stress considérable. D’après les recherches réalisées par les experts, un taux de 41 % des tâches listées n’est jamais réalisé. Par contre, l’agenda vous obligera à mettre en priorité et en avant toutes les tâches à réaliser. Ce qui réduit au maximum les moments de distraction.
Un temps « non structuré » dans votre agenda
Préalablement, il faut savoir que le fait de remplir toutes les cases de votre agenda ne signifie absolument pas que vous aurez toujours une tâche à réaliser. Car un bon chef d’entreprise ne signifie forcément pas quelqu’un qui travaille en permanence.
En effet, il est fortement recommandé d’ajouter 3 à 4 h de temps « non structurés » pour chaque journée de votre agenda. Vous pouvez bel et bien utiliser ce temps pour vous reposer, jouer à votre jeu préféré, vous informer, pour réfléchir, pour former ou vous informer. Ces heures de relaxation ne constituent absolument pas une perte du temps. Bien au contraire, ce temps libre vous permettra de stimuler au maximum votre créativité et assure une productivité croissante. De même, cela vous rendra heureux et vous offrira plus de flexibilité dans votre emploi du temps.
Quels sont les bons outils ?
Aujourd’hui, il existe plusieurs outils taillés sur mesure que vous devez apprendre et qui permet d’organiser au mieux son temps pour une meilleure gestion de son entreprise. Parmi ces derniers y figurent :
- L’agenda papier : cet outil considéré comme une valeur sûre, mais difficile à réaliser. De même, il est moins visible contrairement aux solutions électroniques.
- Les applications d’agenda : à ce niveau, on y retrouve Google agenda, Calendrier Outlook, Microsoft Calendar, etc. Il s’agit précisément des applications (fonctionnant en ligne) qui vous offrent la possibilité d’ajouter les éléments et de procéder à la gestion efficace de votre agenda à tout moment et n’importe où.
- Les logiciels de suivi du temps
- Les applications de liste des choses à faire : le plus populaire reste le To do list
- Les outils de planning et de gestion de projet.
Comment faire le point régulièrement ?
Que ce soit un agenda électronique ou papier, il est d’une importance capitale de le mettre à jour de façon régulière. Notez-y tout pour rendez-vous systématique afin d’être sûr de ne pas oublier. Avec des agendas électroniques comme Google, vous pouvez attribuer à chaque type d’événement une couleur spécifique (comme énumérer plus haut) ou d’en ajouter de manière provisoire. Pensez surtout à donner des noms clairs à chacun de vos rendez-vous. De plus, vous pouvez préciser l’objectif dans la description afin que toute personne conviée puisse savoir à quoi s’attendre.
Vous devez faire régulièrement le point pour assurer la gestion de votre entreprise. Il est important de déterminer un moment que ce soit dans la journée ou dans la semaine pour faire le point sur l’emploi du temps. Vous pouvez décider tous les dimanches soir de faire le point de toute la semaine à venir. Cela vous permettra de gagner du temps et aussi de commencer la semaine tout en ayant une idée sur les activités à faire.
Pour finir, vous avez la possibilité de déléguer la gestion de votre agenda à un assistant ou une secrétaire capable de maitriser les différents outils précités. Vous pourrez ainsi, vous consacrez à d’autres tâches et être plus productif.