Collectivités : 3 fonctionnalités à rechercher pour votre logiciel de gestion

Les collectivités sont confrontées à de nombreux défis dans la gestion de leurs services et de leurs relations avec les usagers. Pour optimiser leur efficacité et leur qualité de services, elles doivent utiliser des outils adaptés à leurs besoins spécifiques. Parmi ceux-ci, le logiciel de gestion est un élément clé qui peut leur apporter de nombreux avantages. Comment choisir le bon logiciel parmi l’offre existante, et quelles sont les fonctionnalités indispensables à rechercher ? Je vous présente ici trois critères à prendre en compte pour faire le bon choix.

Les avantages d’opter pour un logiciel de gestion

Un logiciel de gestion est un outil qui permet de centraliser, organiser et automatiser les différentes tâches liées à la gestion d’une collectivité. Il peut s’agir de la gestion administrative, financière, comptable, juridique, des ressources humaines, des marchés publics, etc. Il présente donc plusieurs avantages pour une collectivité. Dans un premier temps, il facilite le travail des agents en leur offrant une interface simple et intuitive. Celle-ci leur permet d’accéder facilement aux informations et aux documents dont ils ont besoin. Il améliore la communication et la collaboration entre les services, en favorisant le partage des données et des documents. Cela permet alors d’éviter les doublons et les erreurs.

Le logiciel de gestion optimise aussi les processus et les workflows, en automatisant certaines tâches répétitives et chronophages. Il aide à générer des rapports et des statistiques. Cela permet de gagner du temps et de le consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Cet outil renforce la sécurité et la conformité, en protégeant les données sensibles et en respectant les normes légales et réglementaires.

D’après les informations tirées du site www.synbird.com/fr, l’utilisation d’un logiciel de gestion est aussi bénéfique pour le public. Elle permet de leur offrir un service plus rapide, plus efficace, plus personnalisé et plus transparent. Elle réduit ainsi les délais d’attente et améliore leur satisfaction et leur expérience globale avec la collectivité.

Collectivités : recherchez un logiciel qui gère la prise de rendez-vous

Pour vous offrir les avantages précédemment cités, le logiciel de gestion doit avoir quelques fonctionnalités de bases. Parmi les plus courantes à rechercher, celle de la prise de rendez-vous est importante. En effet, le temps est une ressource très importante qu’il faut essayer de gagner à tous les niveaux. De ce fait, offrir aux citoyens la possibilité de prendre rendez-vous en ligne pour divers services municipaux présente un avantage considérable. Cette fonctionnalité permet de gérer efficacement les demandes des usagers. Il peut s’agir de formalités administratives, de services sociaux, de prestations culturelles ou sportives, etc.

Imaginez un citoyen qui souhaite obtenir un permis de construire ou renouveler sa carte d’identité. Plutôt que de devoir se rendre en personne à la mairie et d’attendre son tour, il peut simplement accéder au portail en ligne de la collectivité. Il choisira un créneau horaire disponible et confirmera son rendez-vous en quelques clics. Cette fonctionnalité améliore aussi l’organisation et la planification des agents, en leur donnant une vision claire et à jour de leur agenda. Elle leur permet de gérer facilement les modifications et les imprévus.

Permettez à vos usagers de réaliser certaines démarches en ligne

La dématérialisation des démarches administratives est devenue une tendance incontournable pour les collectivités modernes. Un logiciel de gestion performant devrait donc offrir la possibilité aux citoyens de réaliser certaines démarches en ligne, à tout moment et en quelques étapes simples. Cela comprend la soumission de formulaires, le suivi de l’avancement des demandes et la réception électronique des documents officiels.

L’intégration de cette fonctionnalité permet dans un premier temps de simplifier la vie des usagers. Elle aide également à réduire la consommation de papier et les coûts associés à l’impression et au traitement manuel des documents. Elle augmente l’accessibilité et la disponibilité des services, en permettant aux usagers d’y accéder 24 h/24 et 7 j/7, depuis n’importe quel appareil connecté à internet.

De plus, les employés municipaux peuvent se concentrer sur des tâches plus complexes et à plus forte valeur ajoutée. Cela permettra ainsi une utilisation plus efficace des ressources. Cette fonctionnalité améliore par ailleurs la qualité et la fiabilité des données, en évitant les erreurs de saisie, les pertes ou les vols de documents, etc.

Un logiciel qui vous permet de gérer vos différents événements

Organiser des événements au sein d’une collectivité est un moyen efficace de renforcer le lien social et de favoriser l’engagement des citoyens. Cependant, la planification et la gestion de ces événements peuvent s’avérer complexes. Pour cela, la recherche d’un logiciel de gestion adapté doit inclure la capacité de gérer différents types d’événements. Il peut être question de réunions publiques, de festivals locaux, de conférences ou d’ateliers. Un tel logiciel permettra de :

• gérer les inscriptions en ligne,
• suivre le nombre de participants,
• envoyer des rappels automatiques,
• collecter des commentaires après l’événement.

Cette fonctionnalité facilite la communication avec les citoyens, maximise la participation et optimise la logistique des événements. Cela contribue ainsi à la notoriété et à la réputation positive de la collectivité.