Le réseau social d’entreprise pour fluidifier les échanges

Les réseaux sociaux sont désormais présents au sein des entreprises, sous une forme plus professionnelle. On parle alors de réseau social d’entreprise, ou RSE. Accessible à l’ensemble des collaborateurs, ce dernier révolutionne la communication interne. Différents éditeurs proposent ainsi de nombreuses solutions collaboratives. Mais comment fonctionnent-elles ? Quels sont leurs avantages et leurs limites ? Et surtout, laquelle choisir ? On vous aide à y voir plus clair.

Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ?

80% des entreprises du CAC40 disposent d’un réseau social d’entreprise. Pour comprendre ce phénomène, il faut avant tout savoir ce qu’est un réseau social d’entreprise et son impact sur la communication interne. Il s’agit d’un système de communication interne, un lieu d’échanges professionnels accessible à l’ensemble des collaborateurs. Les différents partenaires (clients, fournisseurs…) peuvent aussi y être intégrés. L’objectif principal du RSE est d’améliorer la communication interne entre les différentes branches de l’entreprise, sans notion particulière de hiérarchie. Mais il sert également à favoriser la culture d’entreprise ainsi que la transmission des connaissances.

Les fonctionnalités d’un réseau social d’entreprise

Ses différentes fonctionnalités sont quasiment similaires à celles d’un réseau social traditionnel (Facebook, LinkedIn, etc.), mais avec une approche plus professionnelle. On y retrouve ainsi des profils individuels pour chaque membre, des pages, des groupes de travail réservé exclusivement aux participants d’un projet… Pour devenir membre, les salariés doivent s’inscrire et renseigner leur profil, affichant le poste qu’ils occupent et leurs compétences, comme sur une plateforme classique. Les solutions les plus performantes permettent de gérer des projets, proposent un système de messagerie instantanée, des fonctions de partage de fichiers, ou encore un mur permettant de publier un statut, ainsi qu’un fil d’actualité où seront diffusés les évènements ou les enquêtes relatifs à l’entreprise.

Les avantages d’un réseau social d’entreprise

L’utilisation d’un réseau social d’entreprise apporte des avantages sur différents aspects.

Il permet une meilleure diffusion et une meilleure accessibilité des informations relatives à l’entreprise. Ainsi, les salariés n’ont plus à se rendre devant le panneau d’affichage pour s’informer, prendre connaissance du règlement intérieur, etc. Les fiches pratiques et supports de formations peuvent également être mis à disposition plus facilement, si habituellement les collaborateurs prenaient du temps pour les récupérer. Par la même occasion, on diminue les déplacements, on optimise la production et réduit l’utilisation de papiers.

Sur le plan managérial, il facilite le télétravail, permet de fédérer les équipes, de réduire l’envoi d’emails, mais aussi de créer des liens au sein de l’entreprise. Le RSE apporte également des bénéficies en matière de base de données, puisqu’il est possible de disposer d’un historique des échanges, ou encore d’accéder aux ressources partagées. Il permet également aux utilisateurs de développer leurs réseaux, sert de plateforme d’entraide et de partage de bonnes pratiques. Les salariés peuvent ainsi partager leurs expériences, leurs ressentis après avoir suivi une formation, etc.

Mais en règle générale, un RSE permet de fluidifier les échanges entre les salariés. Les équipes travaillant dans différents pays peuvent même interagir au sein d’un même réseau. Le sentiment d’appartenance et la cohésion au sein de l’entreprise s’en retrouvent alors améliorés.

Les règles régissant le réseau social d’entreprise

Ce type d’outil est soumis aux règles de protection et confidentialité des données dictées en Europe, par un avis de la CNIL du 12 juin 2009. Ce dernier requiert :

• L’authentification et la vérification des membres.
• Le cryptage des communications.
• La définition des paramètres par défaut pour limiter la diffusion des données des internautes.
• La mise en place des mesures de protection des mineurs.
• La suppression des comptes ayant été inactifs durant une longue période.
• La possibilité pour chaque individu, qu’il soit membre ou non du réseau social, de pouvoir supprimer les données le concernant.
• La possibilité pour les internautes d’avoir recours à un pseudonyme, au lieu d’utiliser leur identité réelle.
• La mise en place d’un outil accessible à tous sur la page d’accueil du réseau social, permettant de déposer des plaintes liées à la vie privée.

La mise en place d’une charte d’utilisation est aussi vivement recommandée.

Le marché du réseau social d’entreprise

Le marché étant en plein essor, de nombreuses offres pullulent en matière d’outils collaboratifs. Certains d’entre eux intègrent une messagerie instantanée afin que les équipes puissent échanger en direct et valider les tâches. Parmi les outils connus, on peut par exemple parler de :

• Workplace by Facebook : grâce à une interface similaire à celle de Facebook, cet outil a l’avantage d’être familier pour les utilisateurs. Il facilite le travail en équipe, en permettant de créer des groupes pour chaque projet, ou encore de diffuser des vidéos en live.
• Jamespot : il permet d’augmenter la productivité au niveau des entreprises et est hautement configurable selon les besoins de chaque structure.
• Yammer : rappelant l’interface de Facebook, il possède toutes les fonctionnalités pratiques d’un RSE (messagerie, groupes…). La suite Office est intégrée dans la plateforme, ce qui permet aux utilisateurs de lire et de modifier rapidement leurs documents.
• BlueKiwi : cette solution propose différents espaces de conversation, au sein desquels les utilisateurs peuvent partager différents types de contenu (messages, documents, liens, idées, questions, sondages).
• Tibbr : utilisable sur mobile et ordinateur, c’est un réseau social très complet. Il permet notamment d’effectuer des recherches rapides grâce à des filtres efficaces.

Les limites de l’utilisation d’un RSE

La mise en place de ce type d’outil doit être réfléchie en amont, en impliquant l’ensemble des salariés. Ceci permettra de s’assurer leur entière adhésion au projet pour que le réseau social soit un succès. Cette initiative permettra également aux différents protagonistes de réfléchir aux fonctionnalités devant être mises en place et d’exprimer leurs idées pour choisir la solution la plus adaptée.

L’absence d’une réflexion collective peut nuire à la réussite du projet et engendrer :

• Une non adhésion des salariés.
• Un manque d’implication des managers par crainte de perdre le contrôle de leurs équipes.
• Un plus grand contraste entre les salariés étant à l’aise sur les réseaux sociaux classiques et qui n’auront aucun mal à utiliser le RSE et ceux qui n’ont pas encore une culture numérique très avancée qui auront du mal à appréhender l’outil.

Pour s’assurer de la viralité au niveau des collaborateurs, les managers doivent alors être en première ligne pour les inspirer et les encourager dans l’utilisation de l’outil.